Wie digitale Daten die Erstellung touristischer Drucksorten revolutionieren

Weniger Copy & Paste, mehr Qualität und Effizienz: So gelingt die automatisierte Produktion von Broschüren, Flyern und Guides

Die Erstellung touristischer Drucksorten war lange Zeit eine Fleißaufgabe: Informationen zusammentragen, Texte manuell einfügen, Bilder zuordnen, alles layouten – und das oft unter enormem Zeitdruck. Wer in einer Tourismusorganisation für den Gastro-Guide, das Ausflugsziele-Heft oder den Event-Folder verantwortlich ist, kennt diesen Wahnsinn nur zu gut.

Aber die gute Nachricht: Es geht auch anders.Dank digitaler Datenquellen und smarter Tools können heute viele dieser Prozesse automatisiert werden – fehlerfrei, zeitsparend und mit einem professionellen Ergebnis.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie Datenintegration funktioniert, welche Möglichkeiten es gibt und welche Variante am besten zu deiner Organisation passt.

Das Problem: Manuelle Dateneingabe – ein Prozess voller Risiken

Egal ob Gastgeber, Ausflugsziele oder Veranstaltungen: Die meisten Inhalte liegen längst digital vor – in Buchungssystemen, Content-Datenbanken oder in anderen Systemen. Trotzdem werden sie oft manuell für Drucksorten aufbereitet.

Was bedeutet das konkret?

• Inhalte müssen per Copy & Paste ins Layout-Programm übertragen werden

• Änderungen aus der Datenquelle werden händisch nachgetragen

• Korrekturen ziehen sich durch mehrere Versionen

• Fehler entstehen durch Flüchtigkeit oder Stress

• Jeder neue Druck bedeutet: von vorne beginnen

Der Aufwand ist enorm – besonders wenn mehrere Broschüren pro Jahr erscheinen oder Daten regelmäßig wechseln (z. B. saisonale Angebote, Öffnungszeiten, Preise, Veranstaltungen).

Die Lösung: Automatisierte Datenintegration ins Layout

Statt Inhalte manuell zu übertragen, lassen sich digitale Datenquellen direkt in den Layoutprozess einbinden. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für mehr Konsistenz und Verlässlichkeit.

Die Idee dahinter ist einfach:

Einmal sauber gepflegte Daten – mehrfach nutzbar.

Das bedeutet: Du pflegst deine Inhalte dort, wo sie ohnehin liegen (z. B. in einem Unterkunftssystem, CMS oder in deiner üblichen Datenbank), und überträgst sie strukturiert und automatisch in deine Drucksorten.

Vier Wege zur automatisierten Datenintegration

Je nachdem, wie deine Daten aktuell vorliegen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, diese für Layoutzwecke zu nutzen. Hier sind die vier gängigsten Varianten:

1. Excel-Datei – Der unkomplizierte Einstieg in die Datenintegration

Excel ist nach wie vor eines der am häufigsten verwendeten Tools zur Datenpflege – auch im Tourismus. Viele Organisationen führen Listen mit Partnerbetrieben, Sehenswürdigkeiten, Veranstaltungen oder Restaurants in Tabellenform. Diese Art der Datenhaltung ist zwar simpel, eignet sich jedoch hervorragend als Einstieg in die automatisierte Drucksorten-Erstellung.

Wie funktioniert das konkret?

Die Informationen aus deiner Excel-Datei – wie Name, Adresse, Beschreibung, Öffnungszeiten oder Icons – werden so vorbereitet, dass sie von einem Layout-Tool (z. B. Adobe InDesign mit einem Automatisierungs-Plugin) automatisiert ausgelesen und ins Design eingefügt werden können.

Wichtig ist dabei eine einheitliche Struktur: Jede Zeile repräsentiert ein Objekt (z. B. ein Ausflugsziel) und jede Spalte eine Information (z. B. Beschreibung, Bildlink, Kategorie). So lassen sich z. B. für einen einfachen Gastro-Guide oder eine Gästecard-Broschüre sehr schnell und effizient Inhalte aufbereiten – ohne Copy & Paste.

Vorteile dieser Methode:

• Keine technischen Hürden – ideal für Einsteiger:innen

• Excel-Dateien können gut kontrolliert, bearbeitet und weiterverwendet werden

• Ideal für einmalige oder kleinere Publikationen

  
  

2. CSV-Datei – Die professionelle Variante für strukturierte Inhalte

CSV-Dateien sind im Grunde vereinfachte Excel-Dateien – allerdings in einem maschinenlesbaren Format. Viele Systeme, wie CMS, Veranstaltungsplattformen oder Buchungssysteme, bieten die Möglichkeit, Daten im CSV-Format zu exportieren.

Wie funktioniert das?

Die CSV-Datei besteht ebenfalls aus Zeilen und Spalten, wobei die Inhalte durch Kommas (oder andere Trennzeichen) getrennt sind. Durch die klare Struktur eignet sich das Format sehr gut für eine automatische Weiterverarbeitung. Viele Layoutprogramme oder Schnittstellen können CSV-Dateien direkt auslesen und Inhalte exakt an der gewünschten Stelle im Design platzieren.

Gerade für regelmäßig erscheinende Drucksorten, wie saisonale Event-Guides oder monatliche Veranstaltungsflyer, ist das CSV-Format ideal – weil die Struktur gleich bleibt, der Inhalt sich aber problemlos aktualisieren lässt.

Vorteile dieser Methode:

• Leicht automatisierbar

• Kann aus fast jedem System exportiert werden

• Sehr gute Kompatibilität mit Automatisierungstools

• Hohe Wiederverwendbarkeit bei regelmäßigen Publikationen

3. XML-Datei – Der touristische Branchenstandard

Im touristischen Umfeld ist XML (Extensible Markup Language) das am häufigsten verwendetes Format für den strukturierten Austausch von Daten. Ob POIs, Unterkünfte, Veranstaltungen oder Angebote – viele Systeme wie Feratel, kognitiv oder auch diverse DataHubs wie jener von DataCycle arbeiten mit XML.

Wie funktioniert das?

Eine XML-Datei beschreibt Inhalte in verschachtelter Form – ähnlich wie ein Inhaltsverzeichnis mit Unterpunkten. Ein Eintrag für ein Ausflugsziel kann z. B. mehrere Sprachen, Kategorien, Bilder oder Ansprechpartner enthalten. Diese Dateien sind hervorragend für die automatisierte Verarbeitung geeignet – wenn die richtige Struktur einmal erkannt und definiert wurde.

Das Layoutprogramm oder eine Schnittstelle liest die XML-Datei aus, „versteht“, wo welche Information zu finden ist, und setzt die Daten automatisch ins Design.

Gerade für umfassendere Projekte – z. B. eine mehrsprachige Ausflugsziele-Broschüre oder ein umfangreicher Erlebnisführer – ist XML die beste Wahl.

Vorteile dieser Methode:

• Hohe Datenqualität und Struktur

• Standardformat vieler touristischer Systeme

• Perfekt für mehrsprachige Inhalte und komplexe Daten

• Einmalige Einrichtung, dann mehrfach verwendbar

4. API-Anbindung – Die High-End-Lösung mit TOURIPRINT

Die direkte API-Anbindung ist die modernste Form der Datenintegration und bietet maximale Effizienz, Aktualität und Prozesssicherheit. Besonders in Tourismusorganisationen mit komplexen Anforderungen und hohen Qualitätsstandards ist diese Lösung der neue Goldstandard.

Wie funktioniert das?

TOURIPRINT verbindet sich direkt per API mit deinem bestehenden System – z. B. einer Unterkunftsdatenbank, einem CMS oder einem touristischen Content-Hub. Alle relevanten Inhalte wie Texte, Bilder, Ausstattungsmerkmale, Öffnungszeiten oder Sortierungen werden automatisiert ausgelesen und direkt ins Layout integriert – ohne Umwege über Exporte oder manuelle Nachbearbeitung.

Aber das ist erst der Anfang.

Das Besondere bei TOURIPRINT: Der integrierte Freigabeprozess

TOURIPRINT geht einen entscheidenden Schritt weiter als klassische Datenintegration: Auch der gesamte Freigabeprozess mit den beteiligten Betrieben ist automatisiert. 

Das bedeutet:

• Betriebe erhalten automatisch Zugriff auf ihre eigenen Inhalte

• Sie prüfen, ergänzen oder bestätigen die Daten direkt auf der Plattform

• Keine E-Mails mit PDFs, keine manuellen Rückmeldungen, keine Versionschaos

• Änderungen fließen direkt ins Layout ein – ohne Medienbruch

Der Vorteil: weniger Korrekturschleifen, mehr Klarheit

Durch diese zentrale Arbeitsweise werden klassische Engpässe im Produktionsprozess eliminiert:

• Keine langwierigen Rückfragen

• Kein Versand unzähliger PDF-Versionen

• Kein Datenchaos durch parallele Feedback-Loops

Alle Beteiligten arbeiten in derselben Umgebung – aktuell, nachvollziehbar und effizient.Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen auf ein Minimum. Besonders bei Drucksorten, bei denen die Betriebe eine Freigabe erteilen müssen (z. B. bei Gastgeberverzeichnissen, Gästecard-Broschüren oder Gastro-Guides), ist diese Lösung ein echter Gamechanger.

Vorteile der API-Anbindung mit TOURIPRINT:

• Vollautomatisierte Datenintegration in Echtzeit

• Zentrale Plattform für alle Beteiligten

• Integrierter Freigabeprozess direkt im System

• Minimierung von Korrekturschleifen

• Hohe Zeitersparnis und Prozessklarheit

• Deutliche Entlastung der Mitarbeitenden im Marketing und in der Produktion

Fazit

Die Integration digitaler Datenquellen in den Layoutprozess revolutioniert die Erstellung touristischer Drucksorten. Durch automatisierte Prozesse können Destinationen und Tourismusorganisationen effizienter arbeiten, Fehler minimieren und stets aktuelle sowie konsistente Inhalte bereitstellen.

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